Vous devez mettre en place une fiche d’entreprise et vous ne savez pas par où commencer ? Quelles informations doivent y figurer ? Est-ce vraiment obligatoire pour votre structure et qui doit s’en charger ?
Cet article vous donne la liste exacte et complète des éléments à inclure. Nous allons voir ensemble comment mettre en place une fiche d’entreprise conforme au Code du travail, qui la rédige et à quel moment la mettre à jour pour garantir la santé et la sécurité de vos salariés.
Contenu Obligatoire de la Fiche d’Entreprise (Selon le Code du Travail)
La fiche d’entreprise est un document obligatoire qui identifie les risques professionnels et les effectifs de salariés qui y sont exposés. Son contenu est strictement encadré par la réglementation pour assurer une démarche de prévention efficace.
Voici les 4 grandes parties que doit contenir ce document, établi par le service de prévention et de santé au travail (SPST).
1. Renseignements d’ordre général et administratif
Cette première partie sert à identifier clairement l’entreprise et les acteurs de la prévention.
- Identification de l’entreprise : Dénomination sociale, adresse, numéro SIRET, code NAF.
- Coordonnées utiles : Nom et adresse du service de prévention et de santé au travail (SPST) compétent, coordonnées du médecin du travail et de l’équipe pluridisciplinaire.
- Effectifs salariés : Nombre total de salariés, répartition par sexe, par type de contrat (CDI, CDD, intérim), et par catégorie socioprofessionnelle.
- Instances représentatives : Présence ou non d’un Comité Social et Économique (CSE) et d’une Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT).
- Documents de prévention existants : Mention du Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP), du règlement intérieur, des consignes de sécurité…
2. Conditions générales de travail et d’hygiène
Cette section décrit l’environnement de travail dans lequel évoluent les salariés au quotidien.
- Description des locaux de travail : Organisation des espaces, propreté, état général.
- Ambiance de travail : Chauffage, aération, ventilation, éclairage naturel et artificiel.
- Installations sanitaires et sociales : Toilettes, vestiaires, douches, réfectoires, salles de pause.
- Équipements de protection individuelle (EPI) : Liste des EPI fournis aux salariés et leur adéquation avec les risques.
- Organisation des premiers secours : Présence de Sauveteurs Secouristes du Travail (SST), matériel de secours (trousse, défibrillateur).
3. Appréciation des risques professionnels
C’est le cœur de la fiche d’entreprise. Cette partie liste tous les risques identifiés et précise les effectifs de salariés exposés pour chacun d’eux.
- Risques physiques : Bruit, vibrations, température (chaud, froid), rayonnements, éclairage.
- Risques chimiques : Exposition à des produits dangereux (poussières, fumées, gaz, vapeurs). Il faut mentionner si les Fiches de Données de Sécurité (FDS) sont disponibles.
- Risques infectieux et biologiques : Contact avec des agents biologiques pathogènes.
- Contraintes et facteurs organisationnels : Travail de nuit, travail posté, manutention manuelle de charges, postures de travail pénibles.
- Risques psychosociaux (RPS) : Stress, violences internes ou externes, charge mentale.
- Risques d’accidents spécifiques : Chutes de hauteur, risques liés aux machines, risques routiers, incendie, explosion.
4. Actions de prévention et préconisations
Cette dernière partie fait le bilan des actions déjà menées et propose des pistes d’amélioration.
- Mesures de prévention existantes : Actions techniques (protections collectives, capotage de machines) et organisationnelles (procédures, polyvalence) mises en place.
- Formations à la sécurité : Liste des formations obligatoires réalisées (CACES, habilitations électriques, SST…).
- Suivi individuel de l’état de santé : Types de visites médicales réalisées (visite d’information et de prévention, suivi individuel renforcé).
- Préconisations du médecin du travail : Suggestions d’améliorations pour réduire ou supprimer les risques identifiés.
À Quoi Sert la Fiche d’Entreprise ? (Rôles et Utilité)
La fiche d’entreprise n’est pas juste un document administratif de plus. C’est un outil central de la démarche de prévention des risques professionnels. Elle a plusieurs objectifs concrets pour différents acteurs.
Elle sert principalement à :
- Diagnostiquer les risques : Pour le médecin du travail, c’est la photo à un instant T des conditions de travail et des expositions des salariés.
- Servir de base pour le DUERP : L’employeur utilise les informations de la fiche pour rédiger ou mettre à jour son propre Document Unique d’Évaluation des Risques.
- Informer le CSE et la CSSCT : Ce document leur donne une vision claire des risques et leur permet de proposer des actions de prévention.
- Guider l’inspection du travail : En cas de contrôle, elle donne un aperçu rapide de la situation de l’entreprise en matière de santé et sécurité.
Enfin, elle joue un rôle important dans la procédure d’inaptitude d’un salarié. Le médecin du travail s’appuie sur la fiche pour évaluer si des aménagements de poste sont possibles.
Qui est Responsable de la Rédaction de la Fiche d’Entreprise ?
La responsabilité de la rédaction de la fiche d’entreprise est claire. Elle est établie et mise à jour par le médecin du travail ou, plus largement, par l’équipe pluridisciplinaire du service de prévention et de santé au travail (SPST) auquel l’entreprise adhère.
La fiche est ensuite transmise à l’employeur, qui doit la tenir à la disposition des instances et des autorités compétentes.
Quand Faut-il Créer et Mettre à Jour ce Document ?
Les délais de création et de mise à jour de la fiche d’entreprise sont fixés par le Code du travail pour garantir que le document reste pertinent.
Création de la fiche
La première fiche d’entreprise doit être créée dans l’année qui suit l’adhésion de l’entreprise à un service de prévention et de santé au travail.
Mise à jour de la fiche
Une fois créée, la fiche d’entreprise doit être mise à jour au minimum tous les 4 ans. Cette périodicité est une obligation légale.
Cependant, une mise à jour est aussi nécessaire en cas de changement substantiel des conditions de travail. Voici quelques exemples :
- Utilisation de nouveaux procédés de fabrication.
- Mise en service d’équipements pouvant modifier les risques.
- Augmentation significative des effectifs salariés.
- Déménagement de l’entreprise.
- Création : Dans l’année suivant l’adhésion au SPST.
- Mise à jour : Au minimum tous les 4 ans, ou dès qu’un changement majeur impacte les risques.
Quelle est la Différence Entre la Fiche d’Entreprise et le DUERP ?
On confond souvent la fiche d’entreprise et le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP). Bien qu’ils traitent tous les deux des risques, ce sont deux documents distincts et complémentaires.
Le tableau ci-dessous résume les principales différences pour y voir plus clair.
| Critère | Fiche d’Entreprise | DUERP |
|---|---|---|
| Qui le rédige ? | Le médecin du travail ou l’équipe du SPST. | L’employeur, avec l’aide des salariés compétents. |
| Quel est l’objectif ? | Faire un diagnostic santé et sécurité. Identifier les risques et les salariés exposés. | Évaluer les risques et planifier des actions de prévention pour les réduire ou les supprimer. |
| Statut | Document de diagnostic et d’information. | Document d’action, avec un plan de prévention obligatoire. |
En résumé, la fiche d’entreprise est un état des lieux réalisé par un acteur externe (le médecin), tandis que le DUERP est le plan d’action interne dont la responsabilité incombe à l’employeur. Le premier aide à construire le second.
Modèle de Fiche d’Entreprise à Télécharger (PDF)
Il n’existe pas de formulaire Cerfa officiel ou de modèle unique imposé par la loi. Le plus important est que la fiche contienne toutes les rubriques que nous avons détaillées plus haut.
Pour vous aider, de nombreuses DREETS (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) proposent des guides pratiques. Ces documents sont une excellente base pour comprendre la structure attendue.
Vous pouvez consulter ce guide qui détaille la mise en place d’une fiche d’entreprise : Télécharger le guide officiel de la DREETS (PDF).
FAQ – Fiche d’Entreprise
La fiche d’entreprise est-elle obligatoire pour une entreprise sans salarié ?
Non. La fiche d’entreprise est liée à la présence de salariés. Une entreprise sans aucun salarié (par exemple, un auto-entrepreneur seul) n’est pas soumise à cette obligation.
Qui peut consulter la fiche d’entreprise ?
Ce document n’est pas public mais doit être accessible à plusieurs acteurs clés de la prévention. Peuvent la consulter :
- L’employeur.
- Le Comité Social et Économique (CSE) et la CSSCT.
- L’inspection du travail.
- Les agents des services de prévention de la CARSAT.
Que faire si mon employeur n’a pas de fiche d’entreprise ?
Si votre entreprise a des salariés et n’a pas de fiche d’entreprise (ou si elle date de plus de 4 ans), la première étape est d’en parler aux représentants du personnel (CSE/CSSCT). Ils peuvent demander sa création ou sa mise à jour. Vous pouvez aussi contacter directement le service de prévention et de santé au travail auquel votre entreprise adhère pour signaler ce manquement.
